PROSES PERENCANAAN

perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat :

• Rencana untuk stabilitas (plan for stability)
• Rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat
• Rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

Tahap Dasar Perencanaan
Tahap 1  : Menetapkan keadaan saat ini
Tahap 2  : Merumuskan keadaan saat ini
Tahap 3  : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Tahap 4  : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk

pencapaian tujuan

Empat Tahap Dasar Perencanaan

Tahap 1    
Menetapkan   Tujuan

Tahap 2
Merumuskan Keadaan

Tahap 3   
Identifikasi  Kemudahan

Tahap 4
PengembanganTujuan

Proses perencanaan, terdiri dari :

• Menentukan tujuan perencanaan
• Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
• Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
• Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
• Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

Unsur-Unsur Perencanaan

1. Rasional (dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan);
2. Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan);
3. Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu);
4. Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu).

Sifat Perencanaan

1. Faktual (dibuat berdasarkan fakta/data; memperkirakan kejadian yang akan datang dalam tindakan pelaksanaan kelak);
2. Rasional (masuk akal, ilmiah dan dapat dipertanggung jawabkan, bukan angan-angan),
3. Fleksibel (dapat mengikuti perkembangan kemajuan masyarakat, perubahan situasi dan kondisi; dapat diubah /disempurnakan sesuai keadaan/tidak merubah tujuan),
4. Kontiniu/berkesinambungan (dipersiapkan untuk tindakan yang terus menerus dan berkelanjutan; tidak untuk sekali tetapi untuk selamanya),
5. Dialektis (memperkirakan peningkatan dan perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang).

Fungsi Perencanaan

1. Interpretasi (dapat menjelasan, menguraikan dan menjabarkan kebijakan umum (general policy)dari bentuk kerjasama (manajemen);
2. Forcasting (dapat memperhitungkan keadaan dan situasi dimasa yang akan datang);
3. Koordinasi (sebagai alat koordinasi seluruh kegiatan manajemen);
4. Ekonomis (mengandung prinsif ekonomis/hemat, agar kegiatan manajemen efisien);
5. Pedoman (jadi pedoman, patokan atau pegangan pelaksanaan perencanaan dimaksud);
6. Kepastian (menetapkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian secara pasti – tidak coba-caba);
7. Preventive control (alat pengontrol dan penilaian agar terhindar dari penyelewengan dan pemborosan, baik waktu, tenaga, biaya maupun fasilitas manajemen).

Prinsif/Asas Perencanaan

1. Contributeir (membantu tercapainya tujuan manajemen);
2. Primary activity (kegiatan pertama dari seluruh kegiatan manajemen);
3. Pervasivitas (mencakupi seluruh kegiatan manajemen, menyeluruh dalam setiap level);
4. Alternative (adanya alternatif/pilihan – bahan, waktu, tenaga, biaya, dsb);
5. Efficiency (nilai efisiensi – penghematan dan kerapian);
6. Limiting factor (factor yang urgen, terang, jelas, tegas dan tidak bertele-tele);
7. Pleksibilitas (mudah disempurnakan, diperbaiki – disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berubah-ubah);
8. Strategis (punya siasat/strategi agar diterima atasan, masyarakat maupun anggota untuk dilaksanakan)

Tindakan/langkah-langkah Pokok Perencanaan

1. Menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan secara jelas;
2. Mencari informasi secara lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan;
3. Mengorbservasi, meneliti, menganalisis dan mengklasifikasi informasi yang sudah terkumpul;
4. Melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat dengan menetapkan pelaksanaan rencana (memilih rencana yang diajukan/memantapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan-hambatan dengan berbagai kegiatan;
5. Menetapkan planning alternatif;
6. Memilih dan memeriksa rencana yang diajukan;
7. Membuat sintesis (metode/alternatif penyelesaian);
8. Mengatur urutan dan waktu rencana secara terperinci;
9. Mengadakan evaluasi (penilaian).

Perencanaan Yang Baik

A. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sbb:

1. Mempermudah tercapainya tujuan,
2. Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,
3. Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,
4. Disertai perincian yang teliti,
5. Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,
6. Bersifat sederhana,
7. Luwes,
8. Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,
9. Bersifat praktis/pragmatis,
10. Merupakan forcasting.

Jenis Rencana

Organisasi menggunakan dua rencana utama :

1. Rencana strategic
2. Rencana operasional

Hierarki Rencana

Diciptakan oleh pendiri, dewan direksi atau para manajer puncak manajemen puncak dan menengah manajer linipertama dan menengah
Rencana operasional tumbah dari rencana strategic dan pernyataan misi, terdapat empat pokok perbedaan antara rencana strategic dan operasional :

1.    Horison waktu
2.    Ruang lingkup
3.    Kerumitan dan dampak
4.    Ketidaktergantungan

Alasan Perlu Perencanaan

1.    Protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan
2.    Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat Perencanaan

1. Membantu Manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian masalah utama
3. Memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
6. Memudahkan dalam koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
9. Menghemat waktu, usaha, waktu dan dana

Kelemahan Perencanaan

1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi Manajemen untuk berinisiatif dan inovasi
4. Terkadang hasil terbaik diperoleh dari penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi
5. Ada rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Manajemen

Perencanaan adalah fungsi yang paling dan da meresap ke seluruh fungsi-fungsi Manajemen ; Saling berhubung, Slaing tergantung dan berinteraksi.
Bagaimana perencanaan dihubungkan dengan fungsi manajemen
Contoh hubungan :

ü Proses pengaturan kerja bersama sumber daya organisasi
ü Penyusunan personalia
ü Penerapan dan menentukan kombinasi dari factor, kekuatan, sumber daya dan hubungan mengarahkan dan memotivasi karyawan
ü Pengawasan sebagai kreteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencan

setiap rencana adalah membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi
Para manajer harus dapat menentukan hubungan-hubungan organisasi, kualifikasi personalia, bagaimana bawahan diarahkan dan cara pengawasan yang diterapkan.

Tipe Perencanaan Dan Rencana

Proses dasar perencanaan setiap manajer sama, pada prakteknya dapat mengambil berbagai bentuk, hal ini disebabkan oleh :
1. Perbedaan tipe organisasi : Misi berbeda : Pendekatan perencanaan berbeda
2. Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipr perencanaan yang berbeda untuk waktu yang berbeda
3. Manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.

Klasifikasi dasar rencana – rencana :

1. Bidang fungsional
Produksi, pemasaran, keuangan dan personalia
2. Tingkatan organisasional
Keseluruhan organisasi dan satuan kerja organisasi
3. Karakteristik (sifat) rencana
Kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif
4. Waktu
Rencana jangka pendek, menegah dan jangka panjang
5. Unsur – unsur rencana

Dalam wujud anggaran, program, proses, kebijaksanaan, pengembangan dll.

– Organisai biasanya dimanajemeni menurut dua macam rencana:
– Rencana Strategis
– Rencana Operasional

RENCANA STRATEGIK

Didesain oleh manajer tingkat tinggi dan menentukan sasaran secara luas untuk organisasi untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam
MANFAAT DAN PERANAN RENCANA STRATEGIS

v Menentukan batasan usaha/bisnis. Memilih fokus bidang usaha yang akan dikembangkan yang didasarkan pada semua lapisan manajemen.
v Memberikan arah perusahaan. Menentuan batasan usaha dan arah perusahaan merupakan dua sisi dari satu mata uang yang sama yang mendasari atau dihasilkan. Kedua hal itu merupakan dasar penyusunan prioritas tindakan dan kebijakan perusahaan dalam menghadapi perubahan lingkungan.
v Mengarahkan dan membentuk kultur perusahaan. Rencana strategis menunjang pengarahan dan pembentukan budaya perusahaan lewat proses interaksi, tawar-menawar, atau komunikasi timbal-balik.
v Menjaga kebijakan yang taat asas dan sesuai.
v Menjaga fleksibilitas dan stabilitas operasi.
v Memudahkan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran tahunan.

PENDEKATAN ATAU METODE PENYUSUNAN

RENCANA STRATEGIS

Pendekatan ini dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok berdasarkan lingkup dan titik bahasan di satu pihak dan penekanan pada proses atau hasil di lain pihak. Pada pengelompokan pertama, menurut Porter, terdapat pendekatan klasik berhadapan dengan pendekatan non-klasik. Kemudian, pada kelompok kedua terdapat pendekatan keperilakuan berhadapan dengan pendekatan administratif.
1. Pendekatan Klasik
Pendekatan klasik diperkenalkan oleh Porter untuk membedakan umum dengan pendekatannya sendiri. Dalam analisis lingkungan dimasukkan semua faktor lingkungan usaha, baik yang langsung maupun tidak langsung, sehingga bersifat global.
Pendekatan ini relatif mudah karena dua hal: informasi yang disyaratkan bersifat global dan teknik yang digunakan sederhana.
2. Pendekatan Non-Klasik
Pendekatan non-klasik atau pendekatan Porter ini menitikberatkan pada analisis posisi persaingan, sehingga hanya lingkungan langsung perusahaan yang relevan. Pendekatan ini mensyaratkan informasi yang cukup tentang pihak dalam lingkungan persaingan tersebut. Hasilnya spesifik tentang strategi perusahaan yang dipilih.
3. Pendekatan Administratif
Fokus pendekatan ini adalah dokumen resmi rencana strategis yang memenuhi syarat yang berisi arah dan strategi perusahaan. Pendekatan ini kurang memperhatikan faktor komitmen dan berbagai tingkat dan bidang manajemen.
4. Pendekatan Keperilakuan
Bertentangan dengan pendekatan administratif. Penekanan pendekatan ini adalah manfaat utama dari suatu rencana strategis bukan pada hasil berupa dokumen resmi, melainkan pada komitmen, kesepakatan, tingkah laku yang dihasilkan dari proses penyusunan dokumen.

TAHAP DAN KERANGKA PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS

v Perumusan misi perusahaan;
v Analisis keunggulan, kelemahan, kesempatan dan ancaman (SWOT);
v Penentuan arah, sasaran dan strategi;
v Identifikasi program dan proyeksi keuangan.

RENCANA OPERASIONAL

berisi rincian untuk melaksanakan atau mengimplementasikan rencana strategis dalam kegiatan sehari-hari
PERENCANAAN STRATEGIK DAN RENCANA OPERASIONAL
PERENCANAAN OPERASIONAL    PERENCANAA STRATEGIK
PUSAT BAHASA MASALAH PENGOPERASIAN KELANGSUNGAN DAN PENGEMBANGAN JANGKA PANJANG
SASARAN LABA SEKARANG LABA DIWAKTU MENDATANG
BATASAN    LINGKUNGAN SUMBER DAYA WAKTU SEKARANG LINGKUNGAN SUMBER DAYA WAKTU MENDATANG
HASIL YANG DIPEROLEH EFISIENSI DAN STABILITAS PENGEMBANGAN POTENSI MENDATANG
INFORMASI DUNIA BISNIS SEKARANG    KESEMPATAN DIWAKTU YANG AKAN DATANG
ORGANISASI KEPEMIMPINAN    BIROKRASI/STABILITAS KONSERVATIF KEWIRAUSAHAAN/FLEKSIBEL MENGILHAMI PERUBAHAN RADIKAL
PEMECAHAN MASALAH BERDASARKAN PENGALAMAN MASA LALU RESIKO RENDAH ANTISIPASI MENEMUKAN PENDEKATAN BARU RESIKO TINGGI

FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN
Faktor waktu sangat berpengaruh terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu :

• Diperlukan untuk melaksanakan  perencanaan
• Diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan,diperlukan untuk mendapatkan data dan menghitung semua kemungkinan
• Jumlah atau rentangan waktu yang akan dicakup dalam rencana harus

dipertimbangkan.
Periode Waktu
Periode perencanaan            Tingkatan manajemen

Jangka panjang                                Manajemen puncak
( 2 – 5 tahun atau lebih)
Jangka menengah                           Manajemen menengah
( beberapa bulan – 3 tahun )
Jangka pendek                                 Manajemen lini – pertama
( Dari harian – 1 tahun )